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その記念品の保管場所、配布方法、大丈夫ですか?

〈2020.10.9〉

記念品を選ぶ際、

「どんな記念品なら喜んでもらえるのか?」

「今ある予算で、どんな物が買えるのか?」

「どんな名入れをするか?」

こうしたことは、誰もが一生懸命考えることですよね。

しかし「納品された記念品を、どのように管理し、配布するか?」ということについては、意外と見落とされがちです。

「注文した記念品が届いたはいいけれど、思ったより大きな荷物で届いたので、保管する場所がない!」

「お客様に記念品を贈呈したけれど、重くてかさばる! と逆に迷惑がられてしまった」

こんなことにならないよう、記念品の保管場所や配布方法、配布会場への搬入方法などについても、事前にしっかりと考えておくのがおすすめです。

配布日まで、どこに保管するか?

同じ300個の記念品でも、ペン300本と置時計300個では、保管に必要なスペースが全く異なります。

どんなサイズのダンボールが何個届くのかを予め把握しておき、記念品を配布するその日まで、商品をきちんと保管しておける場所を確保しましょう。

記念品の運搬方法

納品された記念品を、どうやって保管場所まで運ぶか? 保管場所から配布場所までどうやって運ぶか? といったことも、考えておく必要があります。

学校の卒業記念品などでは、校門から記念品を保管しておく教室までの運搬を、生徒さんが手伝う例などもあるようです。

ご担当者様お一人で運搬するのが難しい場合は、人手をあらかじめ確保しておきましょう。

どうやって配布するか?

最も重要なのは、お客さまに記念品をどのようにお渡しするかです。

ペンなどの小さなアイテムなら、カバンやポケットに入れて持ち帰ることが可能です。普通に手渡ししても問題はないでしょう。

手持ちのカバンに入るかどうか微妙な大きさではあるけれども、重さはそれほどでもない…という場合は、別途、紙袋などを用意してお渡しすると親切かもしれません。

記念品には、体組成計や非常用防災セットなど、それなりに重さがあり、かさばるアイテムでも根強い人気を誇るものが存在します。

そうした記念品を配布される場合は、お渡しする方法にも配慮が必要です。

ほとんどのお客さまがお車で来場していることが分かっている場合などは、多少重い荷物でも問題ありません。しかし、電車移動のお客さまにとっては重い荷物は本当に鬱陶しいものです。

たとえば結婚披露宴。電車で移動しなければならないのに、持ち帰るのが困難な重くてかさばる引き出物を渡されて、大変な思いをした…という経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか?

披露宴なら、友達や同僚、上司や部下など、ある意味身内のような人たちが相手なので、多少しくじっても許してもらえると思います。

しかし、主な配布対象がお客さまや取引先である記念品に関してはそうはいきません。せっかく用意した記念品が、先方に悪感情を与えるような結果になっては、本末転倒です。

逆に考えれば、記念品配布で相手の立場に立った細やかな配慮を見せることができれば、会社やご担当者様の評価・評判アップにもつながるのではないでしょうか?

そんなわけで、記念品をどのようにお渡しし、持ち帰って頂くかは、予めきちんと考えておくのがオススメです。

この記事が、皆さまの記念品選定の一助となれば幸いです。今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。